协作技术正引领着一个即时沟通和提高生产力的时代。随着远程劳动力的增加，对协作的需求将会更大，团队正在寻找能够完成工作的工具。随着新视频、语音和聊天技术的不断涌现，这些技术声称可以解决一个或另一个问题，但必须要弄明白一家企业用来留住员工的所有工具都是很有挑战性的。
它应该寻求创建一个有凝聚力的协作生态系统--一个集成的、可互操作的工具集，让每个员工可以实现更有效地沟通。
这个生态系统应该是相互关联的，没有重叠的技术，可靠的，安全的，可扩展的。只有这样，一个企业才能建立一个真正连接的工作场所，支持无缝的、普遍采用的通信。
以下是IT专业人士可以采取的一些步骤，将他们混乱的会议协作工具转换成一个运转良好的机器：
1、对协作技术进行审核。在弄清楚你真正需要什么工具之前，最关键的一步是盘点，确定哪些协作技术已经在使用，以及经常使用。看看你的解决方案提供的使用数据，但也要确保与员工建立一个公开的对话，以了解他们是否在使用应用程序和工具之外的东西。这些信息可以帮助防止阴影，这将帮助它成为一个伙伴和受信任的顾问，而不是一个“坏警察”。
2、在任何可能的地方加强审计。最近的Spiceworks调查显示，平均而言，各企业在三家供应商之间购买了四项沟通和会议技术，试图建立一个成功的解决方案。不管这些解决方案是否被充分利用，它们都是要支付的。跟踪你的审计所发现的所有产品的利益相关者和合同，并寻找诸如多个维护协议、支持合同、基于细节的费用和单位硬件成本。请记住，这些解决方案的所有权的总成本不仅仅是许可费用。整合不仅节省了资金，而且使整个协作生态系统更容易在企业的所有部门进行部署和控制。
3、评估新的解决方案。在构建一个有凝聚力的协作生态系统时，有一些事情需要考虑：
- 互操作性--当使用协作技术时，你应该期望基于标准的互操作性和无缝客户邀请流程，以扩展与组织之外的供应商、合作伙伴和客户的通信。如果协作工具不能“与他人友好地一起玩耍”，那就忘了它吧！
- 可靠性--并非所有的协作技术都是平等的。免费和消费级的应用程序在图像质量和像素化方面都很差，而且在试图进行通信时也会出现带宽问题。视频协作技术的关键在于，即使人们在1万英里以外的地方，谈话也会在同一个房间里进行的一样。
- 安全性--它的主要职责之一是确保包含机密公司信息的协作产品和服务尽可能地安全。在选择或评估你的解决方案时，确保你所有的数据，无论是静止的还是活动的，都是加密的；你的应用程序、系统和设备在防火墙后面是安全的；自动更新可以确保及时和有效的安全性。
4、召集你的团队，制定一个计划。为了使你的企业协作工具顺利有效地进行，你必须让每个人都对新的方向感到兴奋。部门领导和所有受变革影响的团队成员都需要加入决策机构。在每个部门找到一个关键的合作伙伴，他们可以帮助传播好消息和推动改革。你的盟友可以帮助每个人都进入新的合作方式。
合作是现代工作场所的基石，是团队合作的关键因素，也是平衡业务的重要组成部分。IT在创建和维护一个有凝聚力的协作生态系统中扮演着重要的角色，在这个生态系统中，技术促进无缝通信，而不是阻碍它。最终，它将成为创建一个协同工作场所的幕后推手--在技术动荡的背景下，这是一种平静。
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