传真发送数据的来源通常有两大类：一是电脑中生成的文件数据；二是以物理方式存储的数据，如发票、证件、单据原件、合同原件、手写稿等。目前绝大部分的电子传真系统只解决了电脑中发送传真文件的问题，而对于纸质类的传真文件发送往往没有很好的解决方案，这成为电子传真在国内普及率不高的一个重要因素。
2、 用户身份验证
其它品牌的复合机，如果支持在复合机上发送邮件，则可以充分利用EastFax传真软件的mail to fax功能，完成纸质文件的快速传真发送。
用户在复合机上将扫描的文件作为附件发送邮件到EastFax Server上设置的邮件地址，传真号码填写在主题中，EastFax Server从邮件主题中获取传真号码，将附件转换成tiff传真格式文件发送。发送后，EastFax传真服务器可根据用户邮件地址的识别，将文件自动电子归档到该用户的电脑。
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